ApproveTask es un sistema avanzado que agiliza considerablemente el proceso de aprobación de expedientes en los proyectos, permitiendo el intercambio eficaz de documentos entre el equipo y los responsables de la toma de decisiones.
Con esta herramienta, los usuarios no sólo pueden controlar los plazos de presentación de los archivos, sino también hacer un seguimiento de los comentarios de los inversores o clientes.
Y lo que es más importante, el sistema notifica automáticamente a todas las partes del proyecto que se ha enviado un expediente para su aprobación y que se han recibido comentarios, lo que garantiza un control total del progreso del trabajo.

Subir archivos directamente a las tareas

En ApproveTask, los usuarios pueden subir fácilmente archivos directamente a las pestañas de las tareas asignadas, lo que mejora significativamente la organización de los materiales en un proyecto.
Además, cada documento se asigna a la tarea correcta, por lo que se puede encontrar y organizar rápidamente.
Además, la herramienta permite organizar los archivos en directorios y subdirectorios, lo que resulta especialmente útil en proyectos grandes en los que el número de documentos crece rápidamente.

Proceso intuitivo de aceptación de archivos

Una vez cargado un archivo, el usuario puede enviarlo inmediatamente para su aceptación, lo que desencadena un proceso de toma de decisiones rápido y transparente.
El responsable de la decisión tiene tres opciones: aceptar el archivo, aceptarlo con comentarios o rechazarlo.
Es importante destacar que cada decisión puede ir acompañada de un comentario que explique las razones de la aceptación o el rechazo.
Esto permite a los usuarios aplicar las correcciones necesarias de inmediato, acelerando todo el proceso de la tarea.

Control de versiones e historial completo de archivos

ApproveTask también ofrece una función de versionado de archivos, que permite a los usuarios guardar cada versión sucesiva de un documento.
Con esta función, pueden seguir fácilmente los cambios realizados en el archivo y analizar la opinión de los responsables de cada versión.
Además, el archivo de cada versión ofrece una visión completa del proceso de modificación del documento, lo que facilita el seguimiento de la evolución de un proyecto.

Registro de acontecimientos clave

Otra característica importante es el registro de todas las acciones clave, como las fechas en que se cargó el archivo, se presentó para su aceptación y en que se emitió el dictamen.
Esta información permite a los usuarios supervisar todo el proceso de aceptación y planificar mejor los siguientes pasos del trabajo.
Como resultado, el equipo puede evitar retrasos y gestionar los plazos con mayor eficacia.

Comunicación continua por chat

Para facilitar aún más la colaboración, cada expediente en ApproveTask tiene un chat asignado.
Esto permite a los usuarios discutir sobre un expediente en tiempo real, lo que permite aclarar rápidamente las dudas y resolver los problemas de inmediato.
Esta herramienta agiliza significativamente la comunicación en equipo, eliminando la necesidad de canales de comunicación externos.

Aceptación de archivos rápida y transparente

Con ApproveTask, el proceso de aprobación de archivos no sólo es más rápido, sino también más transparente y organizado.
Las notificaciones automáticas de los archivos subidos y los comentarios mantienen a todos los miembros del equipo informados del progreso.
Además, el versionado de archivos y el archivo de comentarios proporcionan un control total sobre la calidad de la documentación.
Como resultado, ApproveTask facilita la comunicación y la gestión de archivos, lo que se traduce en una entrega más eficiente del proyecto y una mejor calidad del equipo.